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工作上的行政禮儀

發布日期:2015年01月23日      責任編輯:kiwi      出自:天天職場
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在職場工作,每一名職員所做最多的事情就是在寫字間內處理各式各樣的公事,這就是所謂辦理公務,亦稱辦公。從總體上講,辦公不僅是每一名職員日常工作的基本形式,而且也是其上辦供職的常規形式。

在職場工作,每一名職員所做最多的事情就是在寫字間內處理各式各樣的公事,這就是所謂辦理公務,亦稱辦公。從總體上講,辦公不僅是每一名職員日常工作的基本形式,而且也是其上辦供職的常規形式。人們在與一家單位進行接觸,尤其是初次與之打交道時,通常都會對其職員的辦公禮儀是否規范給予高度關注。

辦公禮儀,亦稱公務禮儀,一般是指職員在其工作崗位上,特別是在寫字間內處理公務時所應遵守的常規禮儀規范。概括地說,辦公禮儀具有下述四個基本特征:

其一,規范性。辦公禮儀,實際上就是職員在其工作中用以約束自己的標準化做法。它最為推崇的就是各種各樣的 規矩 .講不講 規矩 ,不僅事關職員個人素質的高低,而且也是所在單位是否規范的重要標準。

其二,對象性。運用辦公禮儀,講究其 對象化 .一方面,辦公禮儀只被用來嚴于律己,不宜以之苛求他人。另一方面,辦公禮儀在具體運用時則要求因人而異,不可以死搬教條,不可以對所有人均按同一個標準無條件地硬套。

其三,細節性。就具體內容而論,辦公禮儀十分強調對職員日常工作之中每一環節的具體細微之處的規范。它強調的是:教養體現于細節,細節展示素質。

其四,傳統性。隨著時代的進步,辦公禮儀的形式與內容均會與時俱進,不斷地充實、調整、發展。同時,辦公禮儀是非常推崇傳統、保守的,并且將傳統、保守與辦公禮儀的標準化、正規化直接聯系在一起。

辦公禮儀的主旨,就是要求公司的每一名職員在其具體的工作崗位上行事有法、待人有方、辦公有道,并使所有的職員均能恪盡職守,勤于公務,努力地提高自己的辦事效率。簡單地講,即:一要嚴于律己,二要善待他人,三要盡職盡責。

在職場上,每一名職員都必須嚴格地遵守行政禮儀。所謂行政禮儀,是指各個單位的內部管理中所應遵循的最為基本的禮儀規范。

在運用行政禮儀時,對下述要求應予重視:其一,就適用對象而言,它僅僅適用于本單位內部;其二,就適用地點而言,它僅僅適用于寫字間這種特定的辦公地點;其三,就適用時間而言,它僅僅適用于正常的上班時間。超越上述特定的范圍之外,行政禮儀通常就會失效。

管理對任何一個單位的重要性都是不言而喻的,然而管理首先是對人的管理。作為專司內部管理工作之職的行政部門,實際上主要任務是協調、處理好本單位內部的人際關系,以便使本單位全體職員上下一心、同心同德、團結友善。由此可見,行政禮儀的主要使命,就是要協調、處理好本單位的人際關系,增強本單位的向心力與凝聚力。

一般而言,在具體規范單位內部的人際關系時,行政禮儀的基本宗旨是:約束自我;善待他人。

一、約束自我

就本質來說,人是各種社會關系的總和。因此,每一個正常人不論置身何處,都應當自覺地、積極地、主動地處理好人際關系。在現代社會中,忽略人際關系,我行我素、率性而為,實際上永遠都是行不通的。

要做好事情,須先做好人。 處理不好人際關系,其實就是不懂做人之道。不懂得做人之道,反過來往往又會直接或間接地有礙自己的本職工作。

每一名職員,不論其職位高低,在處理本單位的內部人際關系時,首先都要學會約束自我。所謂約束自我,在此主要是要求職員在待人接物方面一定要嚴于律己。在處理本單位內部的人際關系時,必須有意識地對自己有所要求。

按照常規的禮儀規范,每一名職員在自我約束方面,主要應當關注愛崗敬業、訓練有素、保持自尊等三大要點。

1.愛崗敬業

愛崗敬業,是對職員的基本要求。在工作中,每一名職員都應自覺自愿地對其身體力行。就目前而言,職員的愛崗敬業主要應當表現在如下方面:

一是調整心態。所謂心態,是指一個人的心理狀態。在事業上,大凡獲得成功的人士,都必定保持著良好的心態。人們只有調整好自己的心情,才能真正做好自己的事情。作為一名職員,在其工作崗位上,一定要善于調整心態:勝不驕,敗不餒;能上能下,能進能退。

二是全心投入。常言說: 三百六十行,行行出狀元。 要想在工作上有所成就,就一定要認真對待自己的工作。熱愛是最好的老師,專心是最佳的途徑。在工作上認真負責,鍥而不舍,就一定會取得長足的進步。

三是努力進取。在工作上不僅要專心致志,而且還要奮發向上、不斷進取。人生唯有目標明確,才不至于虛度。在工作中只有不斷進步,才能使自己立于不敗之地。在工作之中沒有努力進取的精神,就會失去上進的動力,就有可能在激烈的競爭之中遭到淘汰。

四是堅忍不拔。你要做多大的事情,就要承擔多大的壓力。在事業上與生活上,任何人都不可能一帆風順,被他人誤解、遭受挫折,甚至飽受委屈的事情也許會時有發生。此時此刻,應當堅忍不拔,甚至忍辱負重,經受住任何形式的考驗。

五是以苦為樂。在自己的工作崗位上要想贏得他人的好評,不僅需要努力學習、勤于鉆研,而且應能吃苦耐勞,不為名利所動,不計較一時一事的得失。

六是取長補短。毛澤東同志曾經說過:虛心使人進步,驕傲使人落后。在工作之中,既要承認自己的長處,更要正視自己的短處,并且還要善于取人之長、補己之短。

2.訓練有素

在社會上,每一位受人尊重的人,都必定在其事業方面有所成就。在職場上,不論自己是一位上司,還是一名普通職員,都應當努力使自己擁有一技之長,使自己在工作的各方面都表現得訓練有素。下述六點,尤須注意。

一是精通業務。一名職員如欲在工作中表現得訓練有素,首先要精通業務。而要真正做到這一點,就必須從現在做起,從點滴做起,認真學習,努力實踐,在鉆研業務時既要有熱心,更要有耐心。

二是學識淵博。每一名職員除了要熟悉自己的業務外,還應當視野開闊,善于觀察,勤于思考,努力學習掌握其他方面的新知識、新觀點、新信息。

三是遵守法紀。在日常工作與生活之中,每一名職員都應做到在社會上遵守法律,遵守社會公德;在單位中遵守紀律,遵守職業道德。

四是守口如瓶。在職場上,有時難免人人都會掌握一定的行業秘密或者別人的隱私。而一名職員訓練有素的標志之一,就是在外人面前要對此守口如瓶。這不僅是一種個人素養,而且也是一種最基本的職業操守。

五是注重效率。在工作之中,既要認真做事,更要講究效率,不但要追求質量,而且也要保證數量。假使職員在工作中拖拖拉拉、瞻前顧后、敷衍了事,必然會為其他后來居上者所趕超。

六是恪守承諾。在職場上,人們十分強調 一諾千金 .在公務交往中,一個有信用的人才有可能廣交朋友,而一個不講信用的人卻往往舉步維艱。有人曾說: 信用是每一家企業的最佳廣告,也是現代人在職場的立足之本。 此言宜為每一名職員所謹記。

3.保持自尊

在處理各方面的人際關系時,職員都要有意識地保持自尊。尊重自己,才有可能獲得他人的尊重。一個沒有自尊的人,永遠也不可能受到他人的尊重。每一名職員在維護其自尊時均應注意下列五條細則:

一是珍惜形象。在工作中,職員必須對個人形象倍加珍惜。職員的衣著、舉止、談吐,既反映著其精神風貌,又表現出其素養、品位與身份。在此方面稍有差錯,就會使個人形象受到損害。

二是公私分明。處理公務時,公私分明是對每一名職員的起碼要求。一方面,要分清公司大局與個人感情,不要將個人情感夾雜到工作關系之中;另一方面,則要愛惜公司的財物,自覺防止貪占公司財物的事情發生。

三是爭分奪秒。在商界,時間就是生命、時間就是效率、時間就是資源。在工作之中,每一名職員都應當善于有效地分配時間、利用時間,分秒必爭,并且懂得珍惜別人的時間。

四是安排有方。單位里的日常工作,往往千頭萬緒。要想達到舉重若輕的境界,就一定要善于對其進行合理安排。在安排各項事務時,一定要注意輕重有別、緩急有序、條理分明、有條不紊。

五是維護環境。在工作中想要給他人留下良好印象,還需認真地維護好自己的辦公環境。具體而言,辦公環境又有 大環境 與 小環境 之分。前者指的是辦公室內外的整體環境,后者則是指個人的辦公桌、文件柜等具體環境。對它們的基本要求是:干凈、整齊、有序。

二、善待他人

在單位內部從事任何一項具體的管理工作,往往都會涉及各種各樣的人際關系。應當承認,協調、處理人際關系的能力,是一名職員所應具備的基本工作能力之一。在現實的人際交往中,一個人的人際關系如何,不僅反映著其個性如何,而且往往決定著其事業的成功與發展。

在公務交往中,要求每一名職員在協調與處理人際關系時都要始終不渝地善待他人。善待他人,一般又涉及下列五個層面的問題:其一,主動接受他人。其二,高度重視他人。其三,認真尊重他人。其四,努力理解他人。其五,友善對待他人。

在單位的內部管理中,每一名職員所面臨的最重要的人際關系不外乎與同事的關系、與上司的關系、與下屬的關系、與異性的關系等。若想在實際工作中真正做到善待對方,自然應根據交往對象的不同而有所區別。

1.與同事的關系

同事,在這里指的是單位里共事的,朝夕相處的,或職級相近、業務相近的工作上的伙伴。在單位里供職時,自己的同事往往是不能由自己所選擇的。惟有主動接受他們,并力爭與其和睦相處,才有助于自己工作的順利開展。必須牢記:尊重同事是一種本分。具體來講,要處理好與同事的關系,應注意下列六點。

一是平等相待。與同事共處,要親切友善,不能分親疏遠近。在一般情況下,對待同事應當一視同仁,不偏不倚。在同事之中拉山頭、劃圈子、搞宗派,或者過于偏向一部分人,雖有可能受到一些同事的青睞,但也可能由此而失去另外一些同事的好感。這些庸俗的做法最終只會損害同事之間的關系。

二是搞好團結。平時與同事打交道時,既要講究公事公辦、開誠布公、直言不諱,敢于開展批評與自我批評,又要注意具體的方式方法,不搞歪門邪道,不借題發揮、煽風點火、挑撥離間、破壞團結。

三是待人以誠。正常的同事關系,應當是君子之交。此種君子之交的同事關系,要求彼此之間豁達大度、互信不疑、以誠待人。蘇東坡曾經說過: 服人以誠不以言。 人與人之間最大的信任來自誠實無欺,同事之間的相互信任亦應以真誠為基礎。對同事虛情假意、不講誠信,必然會失去對方的信任,甚至傷害對方。

四是相互支持。既然同事是自己工作上的伙伴,那么在工作之中就應當主動地關心對方,幫助對方。當同事需要支持幫助時,應當挺身而出,鼎力相助,而不要附加什么條件、要求,也不能為此而有怨言。應當確認的是,支持同事的工作不僅會贏得對方的支持,而且也會直接地有助于本單位的發展。

五是距離適度。不論幫助、關心、支持同事,還是對方主動有求于自己,都要注意就事論事,適可而止。處理自己與同事的關系時,始終都要把握好分寸,要防止熱情 越位 ,違反規定,強人所難,干涉對方的私生活,甚至引起對方的反感。

六是戒驕戒躁。在工作之中,要虛心待人,善于向周圍的同事取長補短。要真正地視同事為良師益友,認真地向對方學習。在同事面前,任何時候都要力戒自高自大、目空一切、忘乎所以。對同事指手畫腳、盛氣凌人、簡單粗暴,都是要不得的。

2.與上司的關系

在單位里,上司指的就是自己在工作關系上的上級領導。妥善地處理好自己與上司的關系,通常被視為本職工作能否順利開展的基本前提。必須牢記:尊重上司是一種天職。要處理好自己與上司的關系,下述五點均須謹記:

一是服從領導。與上司共事,首先需要擺正自己的位置。既然在上司面前自己是下屬,那么在工作之中就必須服從上司的領導。在工作上,允許職員以正當方式向上司提出意見或建議,但一旦上司做出了決策,就必須積極地遵照執行。對上司的指令陽奉陰違,任意曲解,甚至公然大唱反調,都是絕對不許可的。

二是維護威信。在工作中,不論為了維護單位的形象,還是出自下級服從上級的紀律約束,每一名職員都必須有意識的維護上司的個人威信。一方面,不宜在背后議論、評論、指責上司的個人能力與基本決策;另一方面,在大庭廣眾面前,也不宜當眾頂撞、指責上司,或者取笑、捉弄上司,使其當眾出丑。

三是敬重上司。不論自己與上司之間的私人關系如何,都要注意在工作場合,尤其是在外人面前時時、處處、事事以恭敬之心相待。要明確自己與上司在工作中所處位置的不同,該向上司請示時就要請示,該向上司匯報時就要匯報,對待上司的建議要認真考慮,對待上司的批評亦應虛心接受。稱呼上司時要使用尊稱,與上司交談時要使用敬語,同上司外出時勿忘對對方 禮讓三先 .

四是明確權限。在單位里,每一名職員不但分工不同,而且工作之中的權限范圍也有所不同。在實際工資中,每一名職員對自己的具體工作既要開拓進取,積極主動,也要講究量力而行,注意權限。一個單位猶如一部機器,要保證其正常運轉,就要求其所有部件各就各位,恪守本分。假如職員在其工作中率性而為,擅自做主,不懂得各司其職的重要性,往往就會導致單位這部機器 運行出軌 .

五是全力以赴。在日常工作中,職員對于上司的最佳的支持、最好的回報,就是要認認真真、盡心盡力地做好自己的本職工作。在平時,積極做好本職工作,實際上就是主動地配合上司,就是為上司分憂,同時也是對上司的最大支持。真正做到了這一點,無疑將會使上司對自己另眼相看。

3.與下屬的關系

所謂下屬,在單位內部一般是指在工作中歸屬自己管理、領導的部署。俗話說: 一個好漢三個幫。 任何一名領導,不論其多么精明強干,如果失去了下屬的支持、配合與擁戴,往往就會變成一事無成的孤家寡人。必須牢記:尊重下屬是一種美德。要想處理好與下屬的關系,對下列五點應予重視。

一是充分信任。每一位有成就的領導,都懂得對于下屬必須 用人不疑,疑人不用 .在實際工作中,一旦將某項具體任務交給了自己的下屬,就要給對方以相應自主安排、自行發揮的空間,要充分信任下屬的經驗、能力與決斷。除必要的指令之外,一般不要給予下屬過多的限制與干涉。這種做法對對方既是一種信任,也是一種支持。

二是量才使用。在向下屬具體分配、下達任務時,首先應當對對方在工作上的能力、經驗與潛質綜合加以考慮,然后在此基礎上量才使用。對下屬量才使用而不是逼迫對方勉為其難,不僅有助于工作任務的順利完成,而且也是現代管理科學對領導者提出的起碼要求。

三是禮賢下士。在工作中所存在的上下級關系,不過是由于分工不同而形成的一種普通的人際關系。在上司與下屬之間,既存在一種領導與被領導的關系,又存在著一種同舟共濟的同事關系。一名高明的領導必然懂得:尊重下屬是一種做人的規則,禮賢下士則是領導所必備的一種素養。在任何時候,領導對其下屬都要平等相待、態度溫和,尤其要在人格上尊重對方。

四要熱情相助。在實際工作中,每一名領導都要積極而主動地對自己的部下給予一切力所能及的、必要的幫助。在下屬需要幫助時,一定要盡力相助。當下屬未曾要求幫助,而自己發現確有幫助對方的必要時,亦應出手幫助。對上司而言,為下屬排憂解難屬于其本職工作;幫助下屬,其實就是幫助自己。

五是體諒保護。為下屬所愛戴的上司,通常都是善于對下屬體諒保護之人。在工作中處理人際關系時,上司不能搞任人唯親;

評估工作時,上司不應對下屬求全責備;下屬遭遇困境時,上司要敢于同下屬風雨同舟;下屬遇到挫折時,上司對下屬要在生活上幫助、工作上支持、精神上理解;下屬在工作中發生失誤時,上司理當主動承擔必要的責任。

4.與異性的關系

在每個單位內部,人們在協調、處理人際關系時,通常均須考慮性別因素。在任何場合,男女之間的關系往往都是十分敏感的問題。在單位里,這一點當然也不會例外。必須牢記:尊重異性是一種風度。處理與異性之間的相互關系時,職員不可忽略以下四點。

一是男女平等。在單位里,盡管男女之間分工有所不同,但其社會地位理當完全平等。要堅決反對在工作中所存在的性別歧視,尤其是要反對男尊女卑、重男輕女或女權至上、重女輕男的極端主義做法。

二是彼此寬容。在堅持男女平等的同時應當承認,在具體能力方面男女確有差異;男性大都處事果斷,但卻往往為人粗獷、散漫;女性往往溫柔細心,但卻時常拘謹、敏感。因此,男女相處時要彼此寬容、忍讓,彼此都不宜苛求于對方。

三是相互配合。要做好工作,就要善于同異性搞好配合。在工作中,既要善于與同性進行合作,也要學會如何與異性打交道。總之,要在工作中充分調動各方面的積極性,在工作中,經常需要不同性別的職員相互配合,不論缺少了哪種性別的職員,往往都有可能造成整個工作上的損失。

四是掌握尺度。與異性相處,要掌握好必要的分寸,對異性的關心和幫助都不要超過一定限度。與異性交往,切忌距離不當。語言不檢點,舉止上無自尊,共處時沒有風度,都是不當之舉。


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